- ثبت نام قطعی در بخش داخلی نمایشگاه منوط به ارائه فرم های تکمیل شده ثبت نام (فرمهای دفترچه اطلاعات ثبت نام) به انضمام فیش نقدی پرداخت 100% هزینه های علی الحساب بر اساس متراژ درخواستی + 9% "مالیات بر ارزش افزوده" (پیش فاکتور صادره از سوی ستاد برگزاری) و سایر مدارک لازم – بشرح ذیل- درموعد زمانـی مقرر شده به برگزارکننده می باشد.
* در صورت عدم ارائه موارد فوق درموعد زمانی مقرربه ستاد برگزاری، برگزارکننده هیچ گونه تعهدی جهت واگذاری غرفه حتی در صورت رزرو اولیه اینترنتی به متقاضیان نخواهد داشت.
* پرداخت مالیات بر ارزش افزوده به میزان 9% مبلغ کل هزینه اجاره غرفه و علی الحساب هزینه های تکمیلی الزامی (به ازاء هر مترمربع 1.200.000 ریال) الزامی است وهمزمان با ثبت نام از شرکت کنندگان دریافت خواهد شد.
- ارائه فرم اینترنتی ثبت رزرو مـــوقت / علی الحساب قابل پرداخت (مربوط به شرکت کنندگان بخش ریالی) حتما" به همراه سایر فرمهای دفترچه اطلاعات ثبت نام هنگام ثبت نام قطعی به ستاد برگزاری الزامی است.
- ارائـــــه پروانه بهره برداری یا پروانه صنفـی تولیدی معتبر هنگام ثبت نام به برگزارکننده الزامی است. (ارائه جواز تاسیس جهت مشارکت در بخش داخلی مورد قبول نمی باشد.) شرکتهائی که دارای پروانه های یاد شده نیستند، ملزم به ارائه تائیدیه کتبی فعالیت تولیدی خود از اداره صنایع استان محل استقرار خود می باشند.
- ارائه گواهی ثبت آرم تجاری محصولات در ایران هنگام ثبت نام به برگزارکننده الزامی است.
- ارائه تائیدیه تولید براساس یکی از استانداردهای ملی و یا معتبر بین المللی هنگام ثبت نام به برگزارکننده الزامی است.
- ارائه بروشور و کاتالوگ شرکت در خصوص کالاها و خدماتی که توسط شرکت کننده در نمایشگاه ارائه خواهد شد، در زمان ثبت نام به برگزار کننده الزامـــــی است.
* ارائه محصولات داخلی توسط شرکتهائی غیراز شرکت تولید کننده منوط به ارائه معرفی نامه کتبی وکپی پــروانه بهره برداری یا پـروانه صنفـــی تولیدی"تولید کننده" می باشد.
- شرکت کنندگان مکلفند کالاها و تجهیزات نمایشی و غرفه سازی خود را در قبال آتش سوزی، حوادث و ..... بیمه نمایند، ارائه کپــی بیمه نامه همــراه فرمها و مدارک پرداخت در زمان ثبت نام به برگزار کننده الزامی است. در صورت عدم بیمه نمودن کالاها و تجهیزات نمایشی و غرفه سازی توسط خود شرکت کننده موارد یاد شده فاقد ارزش محسوب شده و کلیه مسئولیت ها و خسارات ناشی از بروز هرگونه حادثه احتمالی در داخل سالنها و فضای باز بعهده خود شرکت کننده می باشد و برگزار کننده و شرکت سهامی نمایشگاهها در اینخصوص هیچگونه مسئولیتی را بعهده نخواهند داشت.
- ارائه فرم تعهد دستورالعمل غرفه سازی ، جمع آوری و تخلیه توسط شرکت کنندگانی که هنگام ثبت نام گزینه "خودســاز" را انتخاب نموده و از سیستم پیش ساخته برگزار کننده استفاده نمی نمایند و یا در نظر دارند در داخل غرفه سالن/فضای باز از سازه و یا تزئینات ویژه استفاده نمایند (فـرم شماره 5-صفحه 24 دفترچه اطلاعات) به برگزار کننده الزامی می باشد.
- ارائه فرم تعهد دستورالعمل محاسبه ارزی – ریالی و چک مربوطه، هنگام ثبت نام به برگزار کننده الزامی است. (فرم شماره 6- صفحه 32 دفترچه اطلاعات)
- ارائه فرم تعهد دستورالعمل اجرائی امور حفاظتی و امنیتی هنگام ثبت نام به برگزار کننده الزامی است. (فرم شماره 7- صفحه 33 و 34 دفترچه اطلاعات)
* تعویض غرفه ها و یا واگذاری غرفه به غیر اکیداً ممنوع است.
* درخواست اضافه متراژ غرفه فقط با موافقت و تائید برگزارکننده امکان پذیر خواهد بود.
* مشارکت دراین نمایشگاه تابع مقررات وشرائط عمومی نمایشگاهها تدوین شده توسط شرکت سهامی نمایشگاههای بین المللی ج.ا.ایران است.
* از ادامه فعالیت غرفه هائی که رعایت قوانین و مقررات جاری را ننموده و از تعهدات خود تخلف بعمل آورند، جلوگیری بعمل خواهد آمد و کلیه عواقب، مسئولیتها و جبران خسارات احتمالی ناشی از این امر بعهده مشارکت کننده خواهد بود.
* انجام هرگونه فعل و انفعالات، وارد نمودن خسارت و تغییرات توسط شرکت کننده بر روی غرفه های پیش ساخته شرکت کننده را موظف به جبران خسارت وارده خواهد نمود. انجام هرگونه تغییرات اضافه در غرفه سازی مستلزم پرداخت هزینه آن خواهد بود.
* شرکت کنندگان بخش داخلی به هیچ وجه مجاز به نمایش کالاها و محصولات خارجی و یا استفاده از پوستر، بروشور و نام شرکت های خارجی و تبلیغ کشورهای خارجی (تحت هیچ شرائطی) نمی باشند. در صورت عدم رعایت این نکته شرکت کننده ملزم به پرداخت اجاره بهای غرفه بصورت ارزی بر اساس تعرفه مصوب جهت شرکت کنندگان خارجی می باشد و برگزار کننده از پذیرش شرکت کننده متخلف در بخش داخلی نمایشگاههای آتی خودداری خواهد نمود.
* در صورت بروز هرگونه خسارتی برای غرفه های پیش ساخته، تاسیسات، سالن ها و یا فضای باز نمایشگاه، شرکت کننده موظف به جبــــران خسارت وارده خواهد بود.
«فورس ماژور» : در صورت بروز هرگونه وقایع پیش بینی نشده (فورس ماژور) مانند زلزله، سیل، طوفان، آتش سوزی، شیوع بیماری های واگیردار، تغییر قوانین جاری، دستورالملهای نهادها و مراجع رسمی کشور و یا هرگونه حوادث و موارد غیر قابل پیش بینی دیگر که از حیطه اختیار برگزار کننده خارج بوده و منجر به لغو یا تغییر زمان و مکان نمایشگاه گردد تا یکماه قبل از برگزاری نمایشگاه 50% از وجوه پرداختی بابت هزینه های پرداخت شده نمایشگاهی کسر و مابقی به شرکت کنندگان قابل برگشت می باشد و در صورت بروز فورس ماژور کمتر از یکماه قبل از برگزاری نمایشگاه وجهی به شرکت کنندگان قابل برگشت نخواهد بود.